Podstawy prawne do przetwarzania danych osobowych uczniów w szkołach

Zgoda rodziców nie stanowi podstawy prawnej przetwarzania dokumentacji szkolnej ucznia. Prowadzenie dokumentacji przez placówki oświatowe regulują przepisy ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe oraz akty prawne wydane na jej podstawie.

Przykładem jest, iż podczas uroczystości szkolnych mogą zostać wyczytane imiona i nazwiska uczniów, którzy wyróżniali się wybitnymi osiągnięciami bez zgody rodzica ucznia. Zgodnie z ustawą o systemie oświaty i ustawą Prawo oświatowe, szkoła nie potrzebuje uzyskiwać zgód, jeśli przetwarza dane uczniów w celach oświatowych, wynikających z tych ustaw, i związanych z nauką i wychowaniem uczniów.

Więcej można przeczytać na stronie Urzędu Ochrony Danych: Osobowych:https://uodo.gov.pl/pl/138/2164

Audyt RODO

W każdej organizacji mamy do czynienia z przetwarzaniem danych osobowych. W związku z tym organizacje powinny mieć wdrożone odpowiednie procedury zgodne z RODO.

Osobą, która prowadzi audyt RODO może być Inspektor Ochrony Danych Osobowych przy udziale administratora danych oraz pracowników zatrudnionych w danej firmie.

Naszym celem jest wsparcie podmiotów by spełniały wymagania w związku  z RODO.

Pomagamy poprzez następujące działania:

  • audyt procesów i czynności przetwarzania;
  • opracowanie niezbędnej dokumentacji jak: politykę bezpieczeństwa, rejestr czynności przetwarzania itp;
  • opracowanie klauzul informacyjnych;
  • opracowanie umów powierzenia itp.;
  • zakres stosownych zabezpieczeń IT i fizycznym;
  • szkolenia pracowników – prawidłowe przetwarzanie danych osobowych.

Oferujemy stały nadzór nad procesem przetwarzania danych osobowych w organizacji jako Inspektor Ochrony Danych Osobowych lub prowadzimy okresowe audyty poprawności przetwarzania danych osobowych.

Jeśli chcesz wdrożyć RODO w swojej organizacji – zapraszamy!

Cel mapowania procesów

Mapa procesów jest narzędziem, za pomocą którego planuje się oraz zarządza przepływ pracy organizacji. Za pomocą oprogramowania wizualnie przedstawia się jego funkcjonowanie.

Mapowanie procesów ma za zadanie poprawić wydajność działalności. Wszelkie działania krok po kroku ukazują procesy w taki sposób aby zobaczyć czy potrzebna jest forma ulepszeń, poprawek czy usprawnienia komunikacji.

Aby mieć korzyści z mapowania procesów należy każdy proces szczegółowo rozpisać i nanieść na mapę.

Jeżeli chcą Państwo skorzystać z naszej oferty zapraszamy do kontaktu!

Monitoring wizyjny w pracy. Kiedy pracodawca może go wprowadzić?

Zgodnie z Kodeksem pracy monitoring polega na nadzorze nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu.

Wszelkie zasady w związku z wprowadzeniem monitoringu wizyjnego w miejscu pracy przez pracodawcę określa Kodeks pracy art. 222 § 1.

Wprowadzenie monitoringu przez pracodawcę może nastąpić, gdy zaistnieją następujące przesłanki:

  • Zapewnienia ochronę bezpieczeństwa pracowników;
  • Ochrona mienia;
  • Kontrola produkcji;
  • Zachowania tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Pracodawca informuje pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem.

W przypadku wprowadzenia monitoringu pracodawca oznacza pomieszczenia i teren monitorowany w sposób widoczny i czytelny,  za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem.

Cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy.

Co warto wiedzieć o RODO? Przetwarzanie danych osobowych

Zgodnie z RODO dane osobowe muszą być:

  • przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą („zgodność z prawem, rzetelność i przejrzystość”) – art. 5 ust. 1 lit. A
  • zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nie przetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami – art. 5 ust. 1 lit. B
  •  adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane („minimalizacja danych”) – art. 5 ust. 1 lit. C
  • prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane – art. 5 ust. 1 lit. D
  • przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane – art. 5 ust. 1 lit. E
  •  przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych, w tym ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, za pomocą odpowiednich środków technicznych lub organizacyjnych („integralność i poufność”) – art. 5 ust. 1 lit. F

Wszelkie przetwarzanie danych osobowych powinno być zgodne z prawem i rzetelne. Dla osób fizycznych powinno być przejrzyste i jasne w jaki sposób przetwarzane są jego dane.

Chcesz sprawdzić czy przetwarzasz dane zgodnie z RODO? Zamów u nas audyt. Zapraszamy do kontaktu.

RODO – obowiązki administratora

Zgodnie z  art. 4 ust. 4 Rozporządzenia RODO administratorem jest osoba fizyczna lub prawna, organ publiczny, jednostka lub inny podmiot, który samodzielnie lub wspólnie z innymi ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych.

Zatem obowiązkami administratora jest m.in:

  1. Spełnianie obowiązku informowania osób wobec, których dane są przetwarzane art. 12 RODO;
  2. Informacje podawane w przypadku zbierania danych od osoby, której dane dotyczą art. 13 RODO;
  3. Informacje podawane w przypadku pozyskiwania danych osobowych w sposób inny niż od osoby, której dane dotyczą art. 14 RODO;
  4. Sprostowanie danych osobowych jeżeli są nieprawidłowe osoby, której dane dotyczą art. 16 RODO;
  5. Uwzględnienie żądania usunięcia danych (zgodnie z obowiązującymi przepisami) – czyli inaczej zrealizowanie prawa do bycia zapomnianym art. 17 RODO;
  6. Ograniczenie przetwarzania danych osobowych w przypadkach opisanych art. 18 ust. 1 RODO;
  7. Informuje o sprostowaniu lub usunięciu danych osobowych lub ograniczeniu przetwarzania, których dokonał art. 19 RODO;
  8. Przenoszenie danych, jeżeli osoba, której dane dotyczą, zażądała tego art. 20 RODO;
  9. Uwzględnienie sprzeciwu wobec przetwarzania danych, dla których został wniesiony art. 21 RODO;
  10. Wdrażanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, aby domyślne przetwarzanie dotyczyło wyłącznie tych danych osobowych, które są niezbędne dla osiągnięcia każdego konkretnego celu przetwarzania art. 24 ust. 1 RODO;
  11. Wdrażanie odpowiedniej polityki ochrony danych osobowych Art. 24 ust. 2 RODO;
  12. W przypadku naruszenia ochrony danych osobowych ma obowiązek zgłosić organowi nadzorczemu o naruszeniu oraz dokumentować wszelkie naruszenia art. 33 ust. 5 RODO;
  13. Dokonywanie oceny skutków planowanych operacji przetwarzania danych osobowych przez rozpoczęciem procesu art. 35 RODO;
  14. Prowadzić rejestr czynności przetwarzania danych osobowych art. 30 RODO;
  15. Prowadzić rejestr kategorii czynności przetwarzania art. 30 RODO;
  16. Zgodnie z Rozporządzeniem RODO zminimalizować ilość zbieranych danych oraz ograniczyć ich przechowywanie.

Zamów audyt RODO i sprawdź, czy spełniasz wszystkie obowiązki dotyczące ochrony danych osobowych.