Wdrożenie Systemu Zarządzania Jakością ISO, GMP lub RODO to nie tylko dokumentacja, która raz opracowana leży na półce lub folderze. Często zdarza się tak, że firmy zamawiają szbalonową dokumentację dotyczącą ISO 9001, 14001, 45001 lub RODO, po czym nie wie co znią zrobić, jak wprowadzić zapisy do procesów firmy. Z reguły doradztwo w zakeresie wdrożenia systemu jest dodatkowo płatne, o czym klient nie bywa informowany przed podjęciem współpracy. Jest to praktyka nieprawidłowa, która utwierdza przekonanie, że certyfikowany system zarządzania lub realizowanie przepisów RODO to tylko dodatkowa biurokracja.
Tymczasem właściwe wdrożenie polega na indywidualnym podejściu do klienta, zrozumieniu jego działalności, kontekstu oraz struktury organizacyjnej i procesów. Wymagana dokumentacja ISO lub RODO jest opracowywana z uwzględnieniem powyższych kwestii dopasowana do potrzeb firmy.
W taki sposób działa firma NW Systemy Zarządzania sp. z o.o., która podczas wdrożeń zachowuje pełny kontakt z klientem. Nasi eksperci na każdym etapie uzgadniają konieczne formularze, procedury i inne udokumentowane informacje. W ten sposób system zarządzania lub przepisy RODO nie są martwe, tylko są stosowane bez kreowania nadmiernej “papierologii”. Zapewnia to zgodność z prawem oraz daje gwarancję uzyskania i utrzymania certyfikatów.
Trzy lata od wejścia RODO
RODO – zwane „General Data Protection Regulation” (GDPR) lub „Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych” to Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.
Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych (RODO) zaczęło obowiązywać 25 maja 2018 roku.
RODO znajduje zastosowanie do dwóch najważniejszych podmiotów, którymi są administrator danych osobowych oraz podmiot przetwarzający.
Ochrona danych osobowych dotyczy każdego podmiotu, który przetwarza dane osobowe osób fizycznych.
Nie ma zastosowania do przetwarzania danych osobowych:
- w ramach działalności nieobjętej zakresem prawa Unii;
- przez osobę fizyczną w ramach działalności czysto osobistej czy domowej a więc bez związku z działalnością zawodową lub handlową;
- osób zmarłych;
- działalności nieobjętej zakresem prawa Unii;
- organów, które za cel mają zapobieganie przestępczości, prowadzenie postępowań przygotowawczych, wykrywanie i ściganie czynów zabronionych lub wykonywanie kar, w tym ochrona przed zagrożeniami dla bezpieczeństwa publicznego i zapobieganie takim zagrożeniom.
Chcesz sprawdzić czy przetwarzasz dane osobowe zgodnie z RODO? Zamów u nas audyt.
Zapraszamy do kontaktu.
Co warto wiedzieć o RODO? Przetwarzanie danych osobowych
Zgodnie z RODO dane osobowe muszą być:
- przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą („zgodność z prawem, rzetelność i przejrzystość”) – art. 5 ust. 1 lit. A
- zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nie przetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami – art. 5 ust. 1 lit. B
- adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane („minimalizacja danych”) – art. 5 ust. 1 lit. C
- prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane – art. 5 ust. 1 lit. D
- przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane – art. 5 ust. 1 lit. E
- przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych, w tym ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, za pomocą odpowiednich środków technicznych lub organizacyjnych („integralność i poufność”) – art. 5 ust. 1 lit. F
Wszelkie przetwarzanie danych osobowych powinno być zgodne z prawem i rzetelne. Dla osób fizycznych powinno być przejrzyste i jasne w jaki sposób przetwarzane są jego dane.
Chcesz sprawdzić czy przetwarzasz dane zgodnie z RODO? Zamów u nas audyt. Zapraszamy do kontaktu.
RODO – obowiązki administratora
Zgodnie z art. 4 ust. 4 Rozporządzenia RODO administratorem jest osoba fizyczna lub prawna, organ publiczny, jednostka lub inny podmiot, który samodzielnie lub wspólnie z innymi ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych.
Zatem obowiązkami administratora jest m.in:
- Spełnianie obowiązku informowania osób wobec, których dane są przetwarzane art. 12 RODO;
- Informacje podawane w przypadku zbierania danych od osoby, której dane dotyczą art. 13 RODO;
- Informacje podawane w przypadku pozyskiwania danych osobowych w sposób inny niż od osoby, której dane dotyczą art. 14 RODO;
- Sprostowanie danych osobowych jeżeli są nieprawidłowe osoby, której dane dotyczą art. 16 RODO;
- Uwzględnienie żądania usunięcia danych (zgodnie z obowiązującymi przepisami) – czyli inaczej zrealizowanie prawa do bycia zapomnianym art. 17 RODO;
- Ograniczenie przetwarzania danych osobowych w przypadkach opisanych art. 18 ust. 1 RODO;
- Informuje o sprostowaniu lub usunięciu danych osobowych lub ograniczeniu przetwarzania, których dokonał art. 19 RODO;
- Przenoszenie danych, jeżeli osoba, której dane dotyczą, zażądała tego art. 20 RODO;
- Uwzględnienie sprzeciwu wobec przetwarzania danych, dla których został wniesiony art. 21 RODO;
- Wdrażanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, aby domyślne przetwarzanie dotyczyło wyłącznie tych danych osobowych, które są niezbędne dla osiągnięcia każdego konkretnego celu przetwarzania art. 24 ust. 1 RODO;
- Wdrażanie odpowiedniej polityki ochrony danych osobowych Art. 24 ust. 2 RODO;
- W przypadku naruszenia ochrony danych osobowych ma obowiązek zgłosić organowi nadzorczemu o naruszeniu oraz dokumentować wszelkie naruszenia art. 33 ust. 5 RODO;
- Dokonywanie oceny skutków planowanych operacji przetwarzania danych osobowych przez rozpoczęciem procesu art. 35 RODO;
- Prowadzić rejestr czynności przetwarzania danych osobowych art. 30 RODO;
- Prowadzić rejestr kategorii czynności przetwarzania art. 30 RODO;
- Zgodnie z Rozporządzeniem RODO zminimalizować ilość zbieranych danych oraz ograniczyć ich przechowywanie.
Zamów audyt RODO i sprawdź, czy spełniasz wszystkie obowiązki dotyczące ochrony danych osobowych.